GmbH gründen und besitzen für Anfänger

Sie wollen sich selbstständig machen und als Rechtsform eine GmbH wählen? Dann haben Sie so einiges zu berücksichtigen und sollte auch so einiges wissen.


Eine GmbH hat im Gegensatz zu anderen Rechtsformen so einige Vorteile, birgt aber auch Kosten, welche sich erst ab einem Umsatz von zumindest 400.000 Euro netto im Jahr rechnen.

Der Hauptvorteil einer GmbH ist sicherlich, wie der Name schon sagt, die beschränkte Haftung. Denn eine GmbH ist im Gegensatz zu anderen Rechtsformen eine Person. Und diese Person haftet in den meisten Fällen an Stelle des Eigentümers und Geschäftsführers. Jedoch nicht in allen Fällen. Denn etwa bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit kann und wird auch der Geschäftsführer zur Haftung herangezogen. Dies gilt auch bei einem Konkursverfahren für Ausstände bei der Sozialversicherung und der Krankenkasse sowie beim zuständigen Finanzamt. Weiter ist es in vielen Fällen auch üblich, dass der Geschäftsführer bei Finanzierungen haftet die er als Bürge mitunterschreibt.

 

 

Eine GmbH ist also kein Freibrief!

 

 

Übrigens haften die Gesellschafter nicht! Diese haften lediglich mit ihrer Stammeinlage. Dazu aber später mehr. Es sei denn ein Gesellschafter ist auch Geschäftsführer. Was jedoch nicht zwingend der Fall sein muss.

 

 

Wie gründet man nun eine GmbH:

Zuerst sucht man sich einen Rechtsanwalt oder Notar. Dieser setz den Gesellschaftsvertrag auf. Darin ist der Sitz der Gesellschaft definiert aber auch das Geschäftsfeld und natürlich die Gesellschafter und die Teilhaber und Gesellschafter. Mit einer Kopie dieses Vertrages gehen Sie dann zu einer Bank Ihrer Wahl. Dort eröffnen Sie ein Konto und zahlen die Stammeinlage ein. Diese beträgt in Österreich 35.000 Euro. Dieses muss zumindest zu 50% einbezahlt sein. Alternativ ist es auch möglich eine sogenannte gründungsprivilegierte GmbH zu gründen. Bei dieser beträgt das Stammkapiatl nur 10.000 Euro wovon mindestens 5.000 Euro auf das Bankkonto welches zwingend auf den Namen der GmbH lauten muss einbezahlt werden. Aber Achtung. Sollten sie nicht die gesamten 35.000 Euro einbezahlen, haften sie im Konkursfall also bei Insolvenz für den Rest. Dies gilt auch bei gründungsprivilegierten GmbH’s. Im Detail haften die Gesellschafter natürlich! Und zwar nach Anteilen. Wobei es hier möglich ist, wenn einer z.B. 10% der GmbH besitzt und 3.500 Euro einbezahlt hat und ein weiterer Gesellschafter besitzt den Rest, und hat aber nur 1.500 Euro einbezahlt, dann haften trotzdem beide bis zum Höchstbetrag von 35.000 Euro. Ausgenommen natürlich es ist im Gesellschaftsvertrag welcher bei der Gründung aufgesetzt wurde anders geregelt. Entscheidet man sich übrigens für eine gründungsprivilegierte GmbH. Bis zum 10 Jahr des Bestandes ist die GmbH jedoch mit 10.000 Euro bei Gründungsprivileg und 35.000 Euro bei normaler Gründung auszustatten. Leider gibt es im Bezug auf das Gründungsprivileg immer wieder gesetzliche Änderungen. Man sollte sich daher genau erkundigen bevor man auf darauf zurückgreift.

Hat man das Geld eingezahlt, stellt einem die Bank einen Einzahlungsbeleg aus. Mit diesem gehen sie nun wieder zu ihrem Rechtsvertreter und dieser trägt die GmbH nun in das Firmenbuch ein. Dies verkündet das Firmenbuch nun auch in der Wiener Zeitung wodurch Kosten entstehen. Selbstverständlich verlangt auch der Notar oder Anwalt etwas für seine Tätigkeit. Die Kosten hierfür belaufen sich auf 600 bis 2.000 Euro bei normalen Gründungen. 

Sobald Sie im Firmenbuch eingetragen sind, erhalten sie einen Firmenbuchauszug oder fordern diesen an. Damit gehen Sie nun zum Steuerberater, der bei GmbH’s zwingend vorgeschrieben ist. Dieser beantragt die Steuernummer für die juristische Person und sobald diese vorhanden ist die UID Nummer. Denn wie jede natürliche Person bekommt auch die juristische Person also die GmbH eine Steuernummer. Dies ist bei Finanzamtzahlungen immer anzugeben. 

Haben Sie nun Ihre UID Nummer (Umsatzsteueridentifikationsnummer) Ihre FN (Firmenbuchnummer) und Ihre SN (Steuernummer) kann es losgehen. Sie haben nun eine juristische Person geschaffen, welche handeln darf.  

Je nachdem welches Geschäftsfeld Sie bedienen wollen, ist eventuell noch eine Anmeldung bei der zuständigen Gewerbebehörde notwendig. Dies macht die WKO (Wirtschaftskammer) gerne für Sie und auch kostenlos. Die Herrschaften dort informieren Sie im Vorfeld, welch Unterlagen Sie beibringen müssen und berieten die Anträge vor. Wenn Sie ein Gewerbe zum ersten Mal anmelden, bekommen Sie von der WKO auch die Formulare für die Gebührenbefreiung. Damit geht es dann ab zum Gewerbeamt. Welches der Magistrat in Wien oder anderen Statutarstädten ist oder die BH (Bezirkshauptmannschaft) bei allen anderen Gemeinden. In manchen Fällen, ist es erforderlich der Behörde eine entsprechende Haftpflichtversicherung vorzulegen um das Gewerbe melden zu können. Nach Prüfung der Behörde, erhalten sie dann einen Gewerbeschein mit einer GISA Zahl (Gewerbe Information System Austria). Jetzt sind sie gewappnet.

 

Selbstverständlich ist die GmbH auch steuerpflichtig. Je nachdem was sie macht und wie sie ausgestattet ist muss Sie zumindest USt. (Umsatzsteuer abführen) wobei es auch hier Ausnahmen gibt. (Unechte Steuerbefreiung bei Immobiliengeschäften z.B.). Auch fallen eventuell Abgaben wie Kommunalsteuer, U-Bahnabgabe und natürlich Lohnsteuer für Angestellt an. Sind alle Beteiligten Gesellschafter fallen natürlich keine Lohnabhängigen Steuern an, es sei denn jemand zahlt sich ein Gehalt aus. Was jedoch immer anfällt, sind 25% KöSt (Körperschaftsteuer) dies beträgt 25% vom ermittelten Gewinn aber mindestens 5% der Stammeinlage was auch bei Verlusten gilt, pro Jahr. Nimmt sich ein Gesellschafter Geld heraus, ist dies eine Entnahme. Dies ist weiters (nach der KöSt) mit 27,5% KeSt (Kapitalerwerbssteuer) zu versteuern. Das Kann die GmbH machen oder der Geldempfänger selbst. Was dann übrig bleibt, gehört fast dem Empfänger des Geldes. Denn davon darf er nun noch die SVA (Sozialversicherungsanstalt) bedienen. Die will auch Geld haben aus selbstständigen Einkünften. Die schreibt die Mindestvorschreibung allen Gesellschaftern einmal ab Gründung vor. Und nach drei Jahren gibt es das Rollup. Dann darf man nachzahlen und es kommt zu deutlichen angepasst Vorauszahlungen, welche Sich nach den Entnahmen richten. Das trifft viele junge Unternehmer meist hart.

Ich empfehle daher immer 35% jeder Entnahme auf ein privates Sparkonto zu legen. Damit kann man die KeSt aber auch die SVA sicherlich bedienen. Bzw.sieht man es nicht von der natürlichen Person, also jener Person welches Geld bekommt von der GmbH sondern von der juristischen Person aus also von der GmbH aus, muss man sogar zumindest 60 – 65% von jeder Entnahme zurücklegen da ja noch die KöSt dazu kommt. 

 

In diesem Zusammenhang sei angemerkt, dass sich Pflichtversicherungen / Haftpflichtversicherungen nach dem Umsatz richten. Sie als Unternehmer schätzen dem Umsatz und geben diesen an. Nach einem Jahr wird geschaut ob das passt und eventuell verrechnet die Versicherung Beitrag nach.

 

Übrigens sobald Sie im Firmenbuch eingetragen sind, dürfen Sie mit ihrer GmbH offiziell arbeiten. Sie dürfen auch das Geld am Konto (Stammkapital) verwenden. Sollte es zum Konkurs kommen, und das Geld ist nicht da, müssen Sie es als Gesellschafter ggf. aufbringen. Daher eventuell auf ein separates Konto legen und dort lassen! Das würde ich, wie oben angemerkt auch für die KöSt empfehlen und auch für die USt. Schreiben Sie ein Excel Liste mit ein und Ausnahme und schauen Sie was an USt. Unterm Strich übrig bleibt. Den Betrag überweisen Sie auf ein separates Konto. Dort lassen Sie Ihn liegen, denn immer zum 15ten des übernächsten Monats müssen sie Zahlen. Widrigenfalls gibt es Strafen und eventuell einen Konkurs Antrag.

 

Sie bekommen nicht das ganze Geld vom Kunden. Auch das ist bei GmbH’s nichts Ungewöhnliches. Denn einerseits gibt es in vielen Geschäftsbereichen im B to B (Business to Business) Bereich den sogenannten §19 des UstG (Umsatzsteuergesetzes) welcher es gestattet, dass ein Unternehmer der einem anderen Unternehmer eine Rechnung bezahlt diese ohne Umsatzsteuer bezahlt. Der Rechnungsempfänger muss dies auf der Rechnung vermerken. Das ist nicht nur legal, sondern Gesetz. Sie müssen diese Steuer dann natürlich auch nicht verbuchen.

Beispiel: Sie schreiben einem Kunden eine Rechnung mit 20% Umsatzsteuer. Ihr Kunde zahlt auch mit 20% Umsatzsteur. Ihr Subunternehmer stellt jedoch eine Rechnung mit §19 also ohne Steuer. Sie haben einen Aufwand der Ihren Nettogewinn minimiert und zwar in der Höhe des Rechnungsbetrages ihres Subunternehmers aber haben keine Umsatzsteuer die sie der Umsatzsteuer welche Sie vom Kunden bekommen haben gegenüberstellen können. Sie müssen daher nicht nur die Differenzsteuer abführen, sondern die gesamte Steuer. Anders verhält sich das bei Lieferantenleistungen. Die werden mit USt fakturiert. Sie könne also die Kosten ihrem Gewinn gegenüberstellen und die KöSt minimieren aber auch die USt der vom Kunden erhalten USt gegenverrechnen und dem Finanzamt nur die Differenz der Umsatzsteuer zahlen.

 

HFU: Gleich, wenn sie ein GmbH gründen sollten Sie auch ihre DLZ Nummer (Dienstleistungszentrum) anfordern und am Briefpapier angeben. Das ist etwas unangenehm für junge Unternehmen. Denn sie könne sich erst wenn sie zumindest zwei Jahre brav die Sozialversicherung abführen dort als „Mitglied“ registrieren lassen. Ist ein Unternehmen dort nicht registriert, muss eine Firma die Eine Rechnung an Sie bezahlt 25% des Nettoentgeltes an das DLZ überweisen und nur 75% an Sie! Sie können sich diesen Betrag, wenn sei keine Mitarbeiter haben recht einfach wiederholen. Haben Si Mitarbeiter ist es etwas schwieriger. Sie haben jedoch den Vorteil, dass sie kaum Sozialabgaben seitens des Finanzamtes vorgeschrieben bekommen. Sofern Ihr Steuerberater sich damit auskennt. Tut er das nicht wird es etwas schwieriger. Problematisch kann es werden, wenn ihr Geschäftspartner zwar brav die 75% an Sie überweist, aber nicht die 25% an das DLZ. Denn dann sind sie in der Pflicht und müssen die Sozialabgaben bezahlen. Denn als Unternehmer sind sie für die pünktliche Abführung verantwortlich! Ja das ist unangenehm, wenn sie nur 75% des Werklohns erhalten haben, Steuern zahlen müssen und natürlich ihre Lieferanten Bezahlen müssen. Nach zwei Jahren ist der Spuk vorbei, sie werden nach Antrag und positivem Bescheid gereiht und erhalten ab sofort 100% des Werklohns.

 

Im Geschäftsbetrieb, waren auf eine GmbH, wie auch auf jede andere Firma gewisse unangenehme Dinge. Die sind aber nun mal in Österreich so und man muss sich als Geschäftsführer beugen. Dazu zählen neben oben genannten Steuern eben die HFU die sie immer abfragen müssen und zwar bei jeder Rechnung bevor sie diese zahlen. Aber auch viel andere Abfragen die Sie tätigen sollten bevor sie eine Rechnung welche eine Dienstleistung beinhaltet zahlen.

 

 

Folgend Abfragen sollten sie tätigen:

 

HFU / DLZ http://dienstgeber.wgkk.at/portal27/wgkkdgportal/content?contentid=10007.724946&viewmode=content

Firmen ABC um den handelsrechtlichen Geschäftsführer zu erfahren: https://www.firmenabc.at/

Firmen A-Z der WKO um zu sehen welches Gewerbe aufrecht ist und zu prüfen ob das passt und zu sehen wer gewerberechtlicher Geschäftsführer ist. (Anmerkung: steht dort niemand bei Personalgesellschaften ist es der Inhaber selbst, steht dort niemand bei Kapitalgesellschaften ist wohl gerade niemand oder es ist niemand erforderlich) https://firmen.wko.at/Web/SearchSimple.aspx

KSV (Kreditschutzverband) um zu sehen ob die Firma aktiv ist: https://www.ksv.at/

BMF (Bundesministerium für Finanz) um zu sehen ob es sich um eine Scheinfirma handelt: https://service.bmf.gv.at/service/allg/lsu/

UID (Umsatzsteueridentifikationsnummer) auch diese sollten sie prüfen: https://www.online-rechner.at/uid

Dabei handelt es sich um die mindestanfragen die sie bei Vertragserrichtung und bei Zahlung jeder Rechnung machen müssen.

 

Weiter sind Sie verpflichtet im Sinne des LuSdG (Lohn und Sozialdumpinggesetzes) zu prüfen, ob die Mitarbeiter Ihrer Subfirman richtig angemeldet sind. Vor beginn der Tätigkeit immer die Anmeldungen zeigen lassen und diese unregelmäßig überprüfen. Was mich gleich zum nächsten Stichwort bringt. Den „Vertrag“! Machen sie mit jedem Kunden und mit jedem Subunternehmer einen kurzen Vertrag. Ein Muster finden Sie bei uns auf der Homepage im Shop unter www.perodast.com/shop. Gerne übermitteln wir Ihnen hierzu auch eine Beschreibung.  Wichtig ist es auch das Büro (sofern vorhanden) der Subfirma zu sichten und zu fotografieren aber auch ein Foto vom Unternehmer zu machen und sich eine Ausweiskopie geben zu lassen. Ja das ist viel was zu berücksichtigen ist. Aber es ist ihre Haftung!

 

Diese Unterlagen müssen Sie natürlich auch aufbewahren. Und zwar zumindest 7 Jahre. Bei Immobiliengeschäften bis zu 12 Jahren und bei gewissen Sachverständigenleistungen bis zu endgültigen Verjährung 30 Jahre. Und zwar digital und analog! Dies kann man jedoch mit dem Steuerberater vereinbaren. Dies bringt mich gleich zum nächsten Punkt den Sie als Unternehmer zu beachten haben. Die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) diese regelt wie Sie Daten aufbewahren müssen und wie sie diese sicher müssen, aber auch welche Rechte und Pflichten die GmbH aber auch die Gegenstelle (Kunde, Konsument, Firma, Behörde, etc.) hat und wie mit Daten umgegangen werden muss. Hierzu finden Sie ebenfalls im Shop unter www.perodast/shop ein Muster welches wir in der Firma von Jedem unterschrieben lassen. Ich würde empfehlen dies auch auf der Homepage zu implizieren und in der Mailsignatur darauf zu verweisen. https://www.perodast.com/j/privacy

 

Als Geschäftsführer einer GmbH haben sie immer nur Bringschulden im Sinne der Rechtssprechung. Es ist egal ob Sie auf etwas vergessen oder nicht. Sie sind schuld und wie sie nun sehen hilft es in vielen Fällen aber bei Weitem nicht in allen Fällen sich an der juristischen Person GmbH schad- und klaglos zu halten.

Ich weise darauf hin, dass dieses Schreiben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Korrektheit darstellt. Es ist lediglich ein Erfahrungsbericht eines Unternehmers.

 

Die

DI Robert Peterlik GmbH

Wünscht ihnen alles Gute mit ihrer GmbH

 

Weiterführende Informationen finden Sie unter den folgenden Links:

GmbH Gründung: https://www.wko.at/service/wirtschaftsrecht-gewerberecht/Gesellschaft_mit_beschraenkter_Haftung_(GmbH).html

GISA Zahl: https://www.bmdw.gv.at/Unternehmen/Gewerbe/Seiten/GISA(GewerbeInformationsSystemAustria).aspx

DSGVO: https://www.wko.at/service/wirtschaftsrecht-gewerberecht/EU-Datenschutz-Grundverordnung:-Checkliste.html

Lohn- und Sozialdumping: https://www.wko.at/service/arbeitsrecht-sozialrecht/Lohn-_und_Sozialdumping_Strafen_und_Haftungen_fuer_Auftragg.html

Handelsrechtlicher Geschäftsführer GmbH: https://www.wko.at/service/wirtschaftsrecht-gewerberecht/Handelsrechtlicher_Geschaeftsfuehrer.html

 

Für Rückfragen stehen wir gern zur Verfügung.

 

Mit freundlichen Grüßen 

DI Robert Peterlik GmbH

 

 

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